Dit beleid werd opgesteld door:
Paul Muylaert
Defacqzstraat 73
paul.muylaert@paulmuylaert.be
KBO nr : 0885.641.276
Hierna ‘het kantoor’ of ‘wij/we’, ‘ons/onze’.
Wij besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van de persoonsgegevens en privacy van iedereen die met ons in contact komt. We handelen in volledige transparantie, in overeenstemming met de nationale en internationale bepalingen ter zake, met name Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de ‘algemene verordening gegevensbescherming’ of ‘AVG’ genoemd).
Dit informatiedocument over de bescherming van persoonsgegevens beschrijft de wijze waarop we uw gegevens verwerken, en welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen in verband met uw persoonsgegevens.
Het document kan op elk moment gewijzigd worden, met name om ons aan te passen aan alle regelgevende, wettelijke of technologische ontwikkelingen. We vragen u dit beleid regelmatig te raadplegen.
Als u wilt reageren op een van de hieronder beschreven praktijken, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres: rgpd@paulmuylaert.be
1. WAAROM VERWERKT HET KANTOOR PERSOONSGEGEVENS EN WAT IS DE RECHTSGROND VAN ONZE VERWERKINGEN?
De doeleinden en rechtsgronden van onze verwerkingen verschillen naargelang van de verzamelde en verwerkte gegevens en de categorieën van betrokkenen.
Het kantoor verwerkt uw gegevens als volgt:
|
Verwerking |
Doel van het gebruik |
Rechtsgrond van de verwerking |
|
Beheer van de verdediging van de belangen van onze cliënten en van hun verzoeken
|
We verwerken gegevens in het kader van aanvragen (audits, raadplegingsnota’s, adviezen) en van de verdediging van de belangen van onze cliënten, zowel rechtspersonen als natuurlijke personen. |
Deze verwerking is noodzakelijk:
We kunnen ook gevoelige gegevens verwerken (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) telkens als dat noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de AVG. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het nakomen van de contractuele of precontractuele verplichtingen van het kantoor ten aanzien van onze cliënten, zowel rechtspersonen als natuurlijke personen. |
Deze verwerking is noodzakelijk:
|
|
Boekhoudkundig beheer |
We verwerken persoonsgegevens om onze facturen op te stellen. |
Deze verwerking is noodzakelijk voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen op fiscaal en boekhoudkundig vlak die zijn vastgelegd in het Wetboek van economisch recht en het Btw-wetboek (artikel 6.1.c. van de AVG). |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
We verwerken persoonsgegevens om te reageren op aanvragen en/of vragen die cliënten ons sturen (met name via het contactformulier op onze website) of op dienstaanbiedingen en cv’s. |
Deze verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van precontractuele maatregelen (artikel 6.1.b. van de AVG) om een toekomstige contractuele relatie mogelijk te maken of te vergemakkelijken. |
|
Beheer van onze leveranciers |
We verwerken persoonsgegevens in het kader van onze contractuele verplichtingen ten aanzien van de cliënt. |
Deze verwerking is noodzakelijk:
|
|
Beheer van de communicatie en van onze nieuwsbrief |
We verwerken gegevens om informatie te verstrekken over onze activiteit. Ons gerechtvaardigd belang is het aanbieden en promoten van onze diensten en/of het delen van informatieberichten met onze cliënten die overeenstemmen met wat zij redelijkerwijze van ons kunnen verwachten in het kader van onze bestaande of toekomstige relatie. |
Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op ons gerechtvaardigd belang, mits we dit belang hebben afgewogen tegen de belangen of fundamentele vrijheden en rechten van de cliënt (artikel 6.1.f. van de AVG). De cliënten kunnen op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking door contact met ons op te nemen op het adres: rgpd@paulmuylaert.be |
|
Beheer van onze potentiële geschillen |
Mogelijk moeten we persoonsgegevens gebruiken om onze belangen in rechte te verdedigen in het kader van een mogelijk geschil. |
Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op ons gerechtvaardigd belang, mits we dit belang hebben afgewogen tegen de belangen of fundamentele vrijheden en rechten van de cliënt (artikel 6.1.f. van de AVG). Mogelijk moeten we ook gevoelige gegevens verwerken (bijzondere categorieën van persoonsgegevens) telkens als dat noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van onze rechtsvordering in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 §2, f. van de AVG. |
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT HET KANTOOR EN VANWAAR KOMEN ZE?
Wij verzamelen enkel gepaste en relevante persoonsgegevens die beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. Afhankelijk van het doel worden de gegevens op verschillende manieren verzameld.
Hieronder vermelden we welke persoonsgegevens we over onze cliënten verzamelen, om welke reden en op welke manier.
|
Verwerkin |
Verzamelde en verwerkte gegevens |
Wijze van verzameling |
|
Beheer van de verdediging van de belangen en van de verzoeken van cliënten |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Gezinsgegevens (naam en voornamen van de kinderen, verwantschap, burgerlijke staat enz.). Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, gesproken taal (talen) enz.). Professionele kenmerken (beroep, diploma, loopbaan enz.). Financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet en gezinssamenstelling of alle documenten waaruit de financiële situatie blijkt). Gegevens van bijzondere categorieën zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond of seksuele geaardheid. In het algemeen alle gegevens die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de belangen van onze cliënten in rechte. |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel bij een derde zoals:
Ofwel omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, identiteitskaart). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Foto (identiteitskaart). |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel bij een derde zoals:
Ofwel omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Boekhoudkundig beheer |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Financiële gegevens (rekeningnummer). |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, telefoonnummer). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Gegevens meegedeeld door de cliënt zodat we kunnen beoordelen of we zijn zaak of verzoek kunnen behandelen. Bovendien in geval van aanwerving:
Professionele kenmerken (beroep, diploma, loopbaan enz.) |
Rechtstreeks bij de cliënt. |
|
Beheer van onze leveranciers |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, bestelnummer). Financiële gegevens (rekeningnummer). |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze publiek toegankelijk heeft gemaakt (Kruispuntbank van Ondernemingen) |
|
Beheer van de communicatie en van onze nieuwsbrief |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel omdat de cliënt ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
|
Geschillenbeheer |
Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer). Elektronische identificatiegegevens (e-mailadres). Professionele kenmerken (beroep, diploma, loopbaan enz.). Financiële gegevens (rekeningnummer, aanslagbiljet en gezinssamenstelling of alle documenten waaruit de financiële situatie blijkt). Gegevens van bijzondere categorieën zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond of seksuele geaardheid. In het algemeen alle gegevens die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de belangen van onze cliënten in rechte. Foto’s of afbeeldingen. |
Ofwel rechtstreeks bij de cliënt. Ofwel verkregen bij de verzekeringsonderneming. Ofwel omdat de cliënt of een overheidsinstantie ze publiek toegankelijk heeft gemaakt. |
3. MET WIE DEELT HET KANTOOR PERSOONSGEGEVENS?
Gegevens worden enkel gedeeld met inachtneming van het beroepsgeheim, de deontologische regels en dit document. De hierboven vermelde gegevens zijn toegankelijk voor de teamleden van het kantoor of elke collega die als medewerker of gespecialiseerde advocaat optreedt, of elke technische adviseur voor zover dit strikt noodzakelijk is om de verplichtingen van het kantoor uit te voeren. In het kader van de verdediging van zijn belangen, van het door de cliënt gegeven mandaat en voor zover nodig, deelt het kantoor de persoonsgegevens van de cliënt mee aan de bevoegde rechterlijke of administratieve autoriteiten of gerechtelijke medewerkers. Het kantoor kan deze persoonsgegevens, voor zover nodig, doorgeven aan de tegenpartijen in het kader van de verdediging van de belangen van de cliënt. Het kantoor kan de gegevens van de cliënt in voorkomend geval doorgeven aan bank- of verzekeringsinstellingen in het kader van de verdediging van de belangen van de cliënt, met inachtneming van het beroepsgeheim en voor zover nodig. Het kantoor kan zich krachtens de wet, decreten of andere regelgevende bepalingen waaraan het zich niet kan onttrekken, verplicht zien om persoonsgegevens door te geven aan derden. Het kantoor kan bepaalde gegevens ook delen met zijn medecontractanten die de hoedanigheid van ‘verwerker’ hebben in de zin van de AVG, voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de werking van al dan niet geïnformatiseerde toepassingen of beheerssystemen waarop het kantoor geabonneerd is. In alle omstandigheden waarborgen wij de bescherming van de gegevens van cliënten door middel van vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
De dienstverleners waarmee wij gegevens van cliënten delen, zijn:
|
Type dienstverlener |
Locatie |
|
Leveranciers van e-mailoplossingen |
In Europa |
|
Leveranciers van oplossingen voor postverzending |
In Europa |
|
Leveranciers van IT- en onderhoudsoplossingen voor infrastructuur en systemen |
In Europa |
|
Leveranciers van hosting-/clouddiensten |
In Europa |
|
Accountants en financiële dienstverleners |
In Europa |
|
Banken / verzekeraars |
In Europa |
|
Verzekeraar derde betaler |
In Europa |
|
Bureau voor juridische bijstand (balies) |
In Europa |
|
Advocaten – medewerkers – advocaat-stagiairs |
In Europa |
|
L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be) |
In Europa |
|
Leverancier van kopieerdiensten |
In Europa |
|
Sociale netwerken |
In Europa |
|
Externe medewerkers |
In Europa en buiten Europa |
|
Andere: … |
In Europa |
Om veiligheidsredenen is de lijst van de verwerkers, met vermelding van hun activiteitendomein, het nagestreefde doel en, indien van toepassing, het land waar de gegevens verwerkt en gehost worden, niet beschikbaar op onze website maar op het eerste verzoek van de betrokkenen.
4. HOELANG HOUDT HET KANTOOR DE PERSOONSGEGEVENS BIJ?
De bewaartermijn van de persoonsgegevens varieert naargelang van de doeleinden van de verwerking van deze gegevens. Deze termijn wordt beperkt rekening houdend met de eventuele wettelijke verplichtingen inzake bewaartermijn.
|
Verwerking |
Termijn |
|
Beheer van de verdediging van de belangen en van de verzoeken van cliënten |
De bewaartermijn is 5 jaar vanaf het einde van de relatie met het kantoor. |
|
Administratief beheer van de dossiers van onze cliënten |
De bewaartermijn is 10 jaar vanaf de afsluiting van het dossier. |
|
Boekhoudkundig beheer |
De bewaartermijn is 7 jaar vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding werd opgenomen. |
|
Beheer van de precontractuele relaties |
De gegevens worden onmiddellijk gewist, met uitzondering van de cv’s, die we gedurende een jaar in onze aanwervingsreserve kunnen bewaren. |
|
Beheer van onze leveranciers |
De bewaartermijn is 7 jaar vanaf het jaar waarin de cliënt in de boekhouding werd opgenomen. |
|
Beheer van de communicatie en van onze nieuwsbrief |
De bewaartermijn is 2 jaar vanaf ons laatste contact. |
|
Geschillenbeheer van het kantoor |
De gegevens worden gewist na de uitvoering van het vonnis of de definitieve afsluiting van het geschil. |
5. GEEFT HET KANTOOR PERSOONSGEGEVENS DOOR BUITEN DE EUROPESE UNIE?
De doorgifte van gegevens naar een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte is slechts toegestaan indien en enkel indien:
- de Europese Commissie heeft besloten dat dit land een passend beschermingsniveau van de gegevens waarborgt, dit wil zeggen een niveau dat gelijkwaardig is aan het door de Europese wetgeving bepaalde niveau. De persoonsgegevens zullen op deze grond worden doorgegeven.
- er voor de doorgifte passende waarborgen gelden die een beschermingsniveau van de gegevens bieden dat gelijkwaardig is aan het door de Europese wetgeving bepaalde niveau, zoals de standaardcontractbepalingen van de Commissie, een gedragscode, een certificering, bindende bedrijfsvoorschriften, toestemming.
Bij gebrek aan adequaatheidsbesluit of passende waarborgen blijft een doorgifte of een reeks doorgiften van persoonsgegevens naar een derde land mogelijk, indien deze doorgifte noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering in overeenstemming met artikel 9 §2, f. van de AVG.
6. HOE BESCHERMEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS VAN CLIËNTEN?
Wij waarborgen in alle omstandigheden een passend niveau van technische en organisatorische beveiliging van de persoonsgegevens van de cliënten, om hen te beschermen tegen elk gegevenslek, met name verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of misbruik. Als de cliënt echter op de hoogte is van het bestaan van een gegevenslek of er een vermoedt, vragen wij hem dit onmiddellijk te melden door contact met ons op te nemen. Om veiligheidsredenen is de lijst van de verwerkers, met vermelding van hun activiteitendomein, het nagestreefde doel en, indien van toepassing, het land waar de gegevens verwerkt en gehost worden, niet beschikbaar op onze website maar op het eerste verzoek van de betrokkenen.
7. WAT ZIJN DE RECHTEN VAN DE CLIËNTEN EN HOE CONTACT MET ONS OPNEMEN?
Tenzij een in België geldende wettelijke bepaling, met inbegrip van de AVG, dit niet toestaat, of tenzij het beroepsgeheim dit verhindert, hebben cliënten de volgende rechten:
- Het recht van inzage, met inbegrip van het recht te weten dat het kantoor hun persoonsgegevens verwerkt;
- Het recht om een kopie van de verwerkte gegevens te ontvangen;
- Het recht om de verwerkte gegevens te rectificeren;
- Het recht om de toestemming in te trekken;
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, met name indien hun persoonsgegevens verwerkt worden op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- Het recht om de gegevensverwerking te beperken;
- Als de cliënt de juistheid van zijn gegevens betwist. In afwachting van de beoordeling van de betrokken belangen voordat het recht van bezwaar tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens wordt uitgeoefend.
- Als de verwerking van zijn persoonsgegevens ongeoorloofd is, maar de cliënt toch zijn recht op gegevenswissing niet wil uitoefenen.
- Als we de persoonsgegevens van de cliënt niet meer nodig hebben, maar hij ze nodig heeft in het kader van een rechtszaak.
- Het recht op wissing van de verwerkte gegevens;
- Het recht op overdraagbaarheid van de verwerkte gegevens;
- Het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be Drukpersstraat 35 in 1000 Brussel Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 Telefax: +32 (0)2 274 48 35 E-mailadres: contact@apd-gba.be Meer informatie over klachten en mogelijke rechtsmiddelen is terug te vinden op de volgende pagina van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Wij zullen zo snel mogelijk op de verzoeken van de cliënt ingaan, en zullen de cliënt uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte brengen van het gevolg dat we eraan gegeven hebben.
Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van het verzoek of het aantal verzoeken dat we van andere personen ontvangen, kan deze termijn met twee maanden verlengd worden. In dit geval zal de cliënt over deze verlenging geïnformeerd worden binnen de maand na ontvangst van zijn formulier.
Bij het verstrekken van deze informatie zijn wij in alle omstandigheden verplicht om rekening te houden met de rechten en vrijheden van anderen.
De cliënt kan zijn rechten uitoefenen door contact op te nemen met het kantoor via het volgende e-mailadres: rgpd@paulmuylaert.be.
Wij verzoeken onze cliënten om bij hun verzoek de nodige stukken of inlichtingen te voegen om hun identiteit te bewijzen. Zo niet kunnen we nadien een bewijs van hun identiteit vragen, bijvoorbeeld een kopie van hun identiteitskaart, om gevolg te kunnen geven aan hun verzoek.
Tot slot, wanneer een verzoek tot uitoefening van een recht kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan, kan het worden geweigerd of onderworpen worden aan de betaling van een redelijke vergoeding in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaan.
8. WAT IS HET TOEPASSELIJKE RECHT EN HET BEVOEGDE GERECHT?
Dit beleid valt onder het Belgische recht. Elk geschil in verband met de interpretatie of uitvoering van dit beleid zal onderworpen zijn aan het Belgische recht.
9. GEBRUIKEN WIJ COOKIES OF ANDERE TRACKERS?
Wij gebruiken cookies op onze websites.
Wij gebruiken cookies op onze websites. Een cookie is een code in de vorm van een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website kunnen deze cookies dan worden herkend. Cookies helpen ons om onze website te verbeteren, uw navigatie te vergemakkelijken, u gerichte reclame aan te bieden of ons publiek te analyseren Meer informatie over ons cookiebeleid vindt u op onze website, onder de tab ‘Cookiebeleid’.
10. WIJZIGINGEN
Het kantoor kan op gelijk welk moment en om verschillende redenen correcties, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen aan dit informatiedocument over het beleid inzake gegevensbescherming. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.
Recentste update op 31.12.2022